Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Cyclus Coach Nicole, de praktijk van Nicole Hoogenboom, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke gegevens gebruik ik, en waarom?

Als je contact opneemt

Via het contactformulier, e-mail, telefoon of WhatsApp. Ik gebruik je naam, e-mailadres en telefoonnummer, en als je die invult je leeftijd en bericht.

• Doel: je vraag beantwoorden en eventueel een kennismaking of afspraak plannen.
• Leeftijd (optioneel): zodat ik mijn antwoord kan afstemmen op je levensfase, bijvoorbeeld rond de overgang. Je hoeft dit niet in te vullen.
• Grondslag: het beantwoorden van je verzoek voordat er een overeenkomst is, of mijn gerechtvaardigd belang om op je vraag te reageren.

Gegevens over je gezondheid en cyclus

In een bericht of tijdens de begeleiding deel je mogelijk informatie over je cyclus, klachten, de overgang of je gezondheid. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Ik gebruik ze alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, en alleen om je te begeleiden of je vraag te beantwoorden. Je kunt deze toestemming altijd intrekken; dat heeft geen gevolgen voor wat er daarvoor al rechtmatig is gebeurd.

Als je een traject, consult of workshop volgt

• Gegevens: naam, contactgegevens, informatie over je cyclus en levensfase, mijn aantekeningen en de maandkalenders die je invult.
• Doel: je begeleiding uitvoeren en afstemmen op jouw situatie.
• Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst, en voor gezondheidsgegevens je uitdrukkelijke toestemming.

Facturen en administratie

• Gegevens: naam, adres, factuur- en betaalgegevens.
• Grondslag: de wettelijke (fiscale) bewaarplicht.

Lezingen en opdrachten voor organisaties

Ik gebruik de zakelijke contactgegevens van je contactpersoon om de opdracht te bespreken en uit te voeren (uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang).

3. Hoe werkt het contactformulier?

Als je een formulier op deze website verstuurt, wordt je bericht via de webserver per e-mail naar mij gestuurd. Het formulier bewaart je gegevens niet in de website zelf. Om misbruik te voorkomen gebruikt het formulier een eigen anti-spamcontrole en de beveiligingscontrole Cloudflare Turnstile (“ik ben geen robot”). Turnstile controleert technische gegevens van je browser en apparaat, zoals je IP-adres, en plaatst geen cookies voor tracking of advertenties. Ik gebruik dit op grond van mijn gerechtvaardigd belang: het beveiligen van de website tegen spam en misbruik.

4. WhatsApp

Je kunt mij ook via WhatsApp bereiken. WhatsApp is een dienst van Meta. Daarbij kunnen gegevens (zoals je telefoonnummer en metadata) ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, onder de voorwaarden van WhatsApp zelf. Deel je liever geen gezondheidsinformatie via WhatsApp, kies dan voor e-mail of telefoon.

5. Met wie deel ik je gegevens?

Ik verkoop je gegevens nooit. Ik deel ze alleen als dat nodig is, met:

• mijn hosting- en e-mailpartij Hostinger, waar de website en mijn mailbox (info@cyclus-coach.nl) draaien en via wie formulierberichten worden verstuurd;
• Cloudflare, voor de beveiligingscontrole bij de formulieren. Cloudflare kan deze technische gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; het bedrijf is daarvoor aangesloten bij het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework);
• Calendly, als je een workshop of afspraak online boekt: je naam, e-mailadres en de antwoorden die je bij het boeken invult;
• Stripe, als je online betaalt: je naam, e-mailadres en betaalgegevens. Stripe verwerkt de betaling; ik zie zelf geen volledige kaart- of rekeninggegevens;
• Calendly en Stripe kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Zij gebruiken daarvoor de wettelijke waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie;
• een boekhouder, als ik die inschakel voor de financiële administratie (alleen de gegevens die op facturen staan);
• instanties als de wet mij daartoe verplicht.

Met partijen die gegevens namens mij verwerken, sluit ik waar nodig een verwerkersovereenkomst.

6. Hoe lang bewaar ik je gegevens?

• Contactaanvragen waar geen afspraak uit volgt: maximaal 1 jaar.
• Je cliëntgegevens en aantekeningen: tot 2 jaar na ons laatste contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.

7. Beveiliging

Ik neem passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang, zoals beveiligde apparaten en accounts met sterke wachtwoorden. Aantekeningen bewaar ik vertrouwelijk.

8. Jonger dan 16?

Ben je jonger dan 16 jaar, dan heb ik toestemming nodig van je ouder of voogd voordat ik je gegevens gebruik.

9. Deze website

Deze website plaatst geen cookies, gebruikt geen advertentietools en laadt geen inhoud van derden zoals video’s of social-mediaknoppen, met uitzondering van de beveiligingscontrole van Cloudflare bij de formulieren (zie punt 3). De lettertypen staan op de eigen server. Ik houd anonieme bezoekersaantallen bij met Koko Analytics: zonder cookies, zonder je IP-adres op te slaan en zonder je te volgen; de gegevens blijven op de eigen server en worden na 24 maanden verwijderd. Lees meer in het cookiebeleid. De webhost (Hostinger) kan voor de beveiliging technische gegevens bijhouden, zoals je IP-adres, in serverlogbestanden.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken, je gegevens over te laten dragen en je toestemming in te trekken. Stuur hiervoor een e-mail naar info@cyclus-coach.nl. Ik reageer binnen een maand.

Ik neem geen besluiten over jou die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen.

11. Klacht

Heb je een klacht over hoe ik met je gegevens omga? Laat het mij dan eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.